Mientras todos se enfocan en las 40 horas laborales, nosotros nos centramos en las 168 que tiene una semana. Focalizar todo en las 40 horas es un grave error, ya que para destacar en el trabajo, lograr emprender, ser creativo, tener éxito o lograr la autorrealización es necesario definir de manera intencionada el destino de cada una de esas 168 horas.

¿Cuánto tiempo destinamos al trabajo? ¿Cuánto destinamos a dormir, leer, redes sociales, hacer deporte, compartir con la familia y amigos, rezar o meditar, resolver un problema, ayudar a otros?

Una cosa es clara: nadie tiene el poder para modificar el correr del tiempo, por lo que el concepto de administración del tiempo es una falacia. Lo que uno administra es qué destino le doy a ese tiempo o, como dicen los expertos, en qué focalizo mi atención y energía durante ese tiempo. 

Por ello, lo primero es definir nuestra intención. Lo que algunos llaman propósito. Un término que por muchos años me confundió pues encontraba muy difícil llegar a uno que me orientase de por vida, hasta que un profesor me iluminó al presentarlo como el “propósito ahora”. Esto significa que el propósito no tiene que ver con la misión de nuestra vida sino que tan sólo con lo que queremos lograr en un periodo, por ejemplo el siguiente trimestre. 

Entre los propósitos que he escuchado en sesiones con clientes están salir de vacaciones con la familia, comprar una auto o una casa, aprender un idioma, hacer crecer un negocio, lograr una ejecución exitosa de un proyecto, servir a otros con amor, enseñar lo aprendido a los nuevos miembros del equipo. Todo es válido. La gracia es que lo puedes cambiar cuando quieras.

Luego está el identificar en qué estamos gastando nuestras 168 horas semanales. Para ello basta hacer un cuadro que indique las actividades de lunes a viernes y los fines de semana. Son numerosas las que deben tener cabida en esas 168 horas, por lo que no es raro pensar que el “tiempo no nos alcanza” o que nuestra semana debiera tener 200 horas. Luego de hacer este ejercicio define a qué quieres dedicar más tiempo y energía. Una buena guía para eso es evaluar cuán satisfecho te sientes en cada una de las 5 Fs, en una escala de cero a diez: Familia, Fraternidad (amistades), Físico (deportes), Finanzas (dinero) y Fe (espiritualidad o meditación). Las que evalúes más bajas son candidatas a recibir más tiempo.

Finalmente el desafío es identificar a qué le quitaremos tiempo para disponerlo hacia esas actividades que queremos. Lo primero es revisar cuánto destinas a los “ladrones de tiempo”. Los ladrones de tiempo son actividades que no generan tracción hacia tu propósito y a las cuales destinamos poco tiempo cada vez, pero sumados se llevan una gran proporción de tu semana. Entre los más importantes ladrones de tiempo está el de la interrupción de tu trabajo para revisar redes sociales.

Un ejercicio simple es revisar en tu celular cuánto destinas a las redes sociales. Por ejemplo, si revisas el whatsapp cada 7 minutos cada día estarás dedicando más de 90 minutos esa actividad. ¡¡90 minutos!! A esos súmale las otras redes y puedes llegar a 120 minutos diarios fácilmente. 

Otros ladrones de tiempo son posponer actividades importantes para realizar otras más agradables, realizar varias actividades a la vez o multitasking, comprometerse con más actividades de las que puedo atender y, por último, el escape de los deberes para conversación social. Un concepto importante, que señala Daren Hardy en su libro “El Efecto Compuesto”, es que cada vez que haces algo, algo dejas de hacer. En este sentido, si dejas de dedicar tiempo a estos ladrones de tiempo, tendrás más tiempo para aquello que te importa.

Una vez que ya realizaste la planificación del uso de tus horas de la semana empieza la ejecución. Para ello es útil buscar herramientas que te ayuden a mantener lo más importante como lo más importante. Una de ellas es la matriz de lo importante versus lo urgente de Stephen Covey. 

También puedes apoyarte en algunas herramientas que caben en tu celular. Combinar “Trello” con una app de “Pomodoro” puede ser de gran ayuda. Con la primera, diseñada para la gestión de proyectos, puedes ordenar tus actividades de acuerdo a la matriz, y con la segunda puedes asegurarte de destinar tiempo de calidad hacia lo que hayas priorizado.

Las estrategias de uso del tiempo, sumadas a este tipo de herramientas, pueden ayudarte a gestionar tus horas de la semana en base a metas y objetivos. Ellas te facilitarán el camino hacia lo que hemos llamado la Disfrutividad, que invita a ser productivo haciendo lo que más te gusta, lo que redunda en lograr más tiempo para el crecimiento y disfrute personal. Ese parece ser el verdadero desafío de las 168 horas. 

Alfonso Mujica Sotomayor

Fundador y CEO Scaling Company